近几年来，视频会议越来越多的应用在人们的沟通和交流中。它既能够高效合理的利用时间、提高工作效率，又大大节省了出差费用、减少了旅途奔波之苦，许多大型企业为了满足自身的远程通信需求，通过采购硬件视频会议系统，满足了部分需求，使远程会议得以成为现实。
从技术发展前景和满足现实应用的角度来看，软件视频会议系统已经成为企业、政府及电信运营机构多媒体平台构建的核心部分，需要满足用户对于网络通讯的多种需求：
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随时随地的沟通需求。随时强调的是用户沟通的便捷性和实时性，能在有沟通需求时以最快的速度获得沟通渠道；而随地强调的是接入的多样性和网络的适应性，即满足用户“能上网即能进行视频会议”的最普遍要求；
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物美价廉的构建成本。系统的建设成本是系统决策者需要考虑的一个方面，如何以最合理的成本构建一个适用的系统，这其中一方面要考虑现有投资和未来扩展，另一方面也要考虑已有设备的利旧。软件视频会议系统可以利用用户现有网络和机器设备，通过配备一些必要的外设就能够满足绝大多数沟通需要，在成本节约上其成效是显而易见的。
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规模化的应用需求。传统的硬件视频会议几个点的并发量无法满足规模化的应用需求。让更多的使用者真正感受到视频会议系统带来的便利和效率是系统规划的一个重要思想，而这种规模化应用需求正是非软件视频会议系统莫属。
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多方位的功能需求。随着计算机和网络的不断普及，企业用户、政府机关用户及个人用户对计算机的利用越来越频繁、越来越重要。因此，工作协同交流也日益增加，因此单纯的音视频交流已不能满足用户之间的实际沟通需求，对数据协作的要求越来越多，如文档共享、协同浏览、电子白板、应用共享等，提供给用户音频、视频、数据三位一体的功能成为一个趋势。
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系统的一体化需求。视频会议系统作为电子政务和电子商务的一个重要部分，需要提供与电子政务其余系统（如
OA）的结合能力，使视频会议系统嵌入在整体应用之中，为用户提供统一的信息交互平台。对于电信运营机构而言，也需要提供一个统一的运营平台，以及与现有和将来可能业务的在前台应用及后台管理方面的有机结合。
此外，从目前的发展来看，各企业、政府机关等用户在网络规划过程中越来越重视网络的安全性和防火墙建设。这既反映了随着用户的不断成熟而对自身网络安全问题的日趋重视，同时也是在目前网上各种病毒、黑客泛滥的实际情况下不得已而为之的一种保护措施，防火墙的部署和网络安全策略的规划已经成为企业网和政务网建设中所需要重点考虑的一个内容。因此，作为网络应用的一个典型代表，对于防火墙的适应性和穿透能力是软件视频会议产品的一项重要指标，也是诸多用户做出采购计划之前应充分考虑的一个方面。
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